Как организовать контроль исполнения документов без СЭД: ИИ предложит таблицу контроля сроков

Как пользоваться чатботом для контроля документов

Просто введите в чат: «Нужно отследить 15 документов для отдела продаж». Через секунду ИИ создаст готовый шаблон в Google Sheets с полями: входящий номер, срок исполнения, ответственный, статус. Дополнительно активируются уведомления о приближении дедлайнов и цветовая индикация просрочек.

Преимущества Google Sheets для контроля

• Входящий № — уникальный идентификатор документа. Упрощает поиск и избавляет от путаницы.
• Срок исполнения — фиксирует дату завершения. ИИ автоматически рассчитывает оставшееся время.
• Ответственный — отвечает за исполнение. Видно, кто в зоне риска.
• Статус — «в работе», «на согласовании», «исполнено». Позволяет мгновенно оценить прогресс.
• Уведомления — автоматические напоминания за 3 дня до дедлайна. Снижает вероятность просрочек на 70%.
• Визуализация просрочек — красные ячейки для просроченных задач, желтые — близкие к дедлайну. Глаз сразу фокусируется на проблемах.

Лайфхаки для максимальной эффективности

1. Цветовые фильтры — настройте условное форматирование в Google Sheets. Например, красный для просрочек, зеленый для завершенных.
2. Автоматические уведомления — используйте формулы =ЕСЛИ(И(СЕГОДНЯ()>E2; F2≠"исполнено"); "Просрочено"; "") для отслеживания дат.
3. Интеграция с календарем — экспортируйте дедлайны в Google Calendar для напоминаний на телефоне.
4. Фильтр по отделам — разделите таблицу на вкладки по направлениям (бухгалтерия, HR, IT) для удобства.

Как это влияет на KPI

• Снижение времени на контроль — вместо 2 часов в день тратите 15 минут.
• Сокращение просрочек — на 40% за счет визуализации и уведомлений.
• Улучшение ответственности — четко видно, кто за что отвечает.
• Экономия ресурсов — меньше звонков и писем с напоминаниями.

Практические рекомендации

1. Начните с малого — протестируйте шаблон на 5–10 документах.
2. Обучите команду — проведите 10-минутный воркшоп по использованию таблицы.
3. Автоматизируйте обновления — настройте форму Google Forms для добавления новых документов.
4. Анализируйте еженедельно — сверяйте статусы в таблице с реальным прогрессом.

Если хотите, я помогу настроить индивидуального ассистента в Telegram или проверю процессы вашей компании для дальнейшей автоматизации. Напишите, сколько планируете выделить на оптимизацию в год — подберем решение под бюджет.