Как ассистенту вести электронную папку поручений: ИИ предложит таблицу с напоминаниями и сроками
Как начать работать с чатботом
Просто введите тип задач и имя руководителя — ИИ сразу сформирует таблицу с поручениями. Например, если вы пишете «Подготовка отчета для Иванова», система добавит строку с полями: дата поручения, срок сдачи, статус («В процессе», «Выполнено»), имя исполнителя. Все данные синхронизируются с Google Sheets — никак больше бумажных заметок или забытых сообщений в чате.
Зачем это нужно ассистентам
Фиксация дат и статусов избавляет от вопросов вроде: «А кто должен был это сделать?» или «Когда срок?». Все в одном месте: вы видите, что срочно, что отложено, а что уже готово. Автоматические напоминания отправляются исполнителям за 24 часа до дедлайна — не нужно самим следить за каждым сроком.
Интеграция с Google Sheets позволяет фильтровать задачи по датам, руководителям или статусам. Например, заходите в таблицу утром и сразу видите, что нужно обсудить на планерке.
Лайфхаки для эффективной работы
- Добавляйте комментарии к задачам. Например: «Прикрепить график продаж» — так исполнителю сразу понятно, что требуется.
- Используйте цветовые метки в Google Sheets. Сделайте красным срочные задачи, зеленым — завершенные. Визуальный акцент ускорит поиск.
- Регулярно обновляйте статусы. Пишите «На паузе» или «Требуется помощь», если задача зависла. Так руководитель всегда в курсе ситуации.
Как это влияет на KPI
Контроль поручений через ИИ снижает ошибки на 40%: вы не пропустите срок, не потеряете файл и не забудете про важное задание. Время на рутину сокращается — вместо 30 минут в день на рассылку напоминаний вы тратите 5 минут. Это значит, что вы успеваете заниматься стратегическими задачами: планированием встреч, подготовкой презентаций, анализом данных.
Практические шаги
- Начните с одной категории поручений. Например, попробуйте систему на задачах от одного руководителя.
- Настройте напоминания. Проверьте, получают ли исполнители уведомления — тестовое сообщение можно отправить вручную.
- Делитесь ссылкой на таблицу. Руководитель сможет отслеживать прогресс без лишних запросов.
Готовы упростить рутину?
Начните с простого: введите в чат «Создать таблицу поручений». Уже через 5 минут вы получите инструмент, который сэкономит 2–3 часа в неделю. А если захотите настроить ассистента под свои задачи — просто спросите. Мы поможем автоматизировать не только учет поручений, но и другие процессы компании.
