Как правильно оформить лист согласования документа: ИИ создаст шаблон с маршрутами и подписями

Как работает чатбот и зачем он нужен

Чатбот на сайте itinai.ru — это ваш помощник в создании листов согласования. Введите тип документа (например, приказ, договор или регламент) и список участников (инициатор, визирующие, утверждающий). ИИ мгновенно сгенерирует шаблон с маршрутами, полями для подписей и комментариями. Нет необходимости ломать голову над порядком согласования или вручную рисовать схемы. Всё готово за считанные секунды.

Учет ролей: кто за что отвечает

В любом документе важно понимать, кто участвует в согласовании. Чатбот автоматически распределяет роли:

• Инициатор — тот, кто создал документ.
• Визирующие — сотрудники, проверяющие содержание.
• Утверждающий — лицо с финальной ответственностью.

Пример: если вы загрузите договор, ИИ предложит маршрут, где сначала инициатор направляет документ юристу, затем директору по закупкам, а в конце — генеральному директору. Это исключает ошибки в определении порядка и экономит до 30% времени на согласование.

Порядок подписей: логика вместо хаоса

Чатбот строит маршрут согласования, учитывая иерархию и логику процесса. Например, если у вас есть два визирующих с одинаковым уровнем, ИИ предложит параллельное согласование. А если замечания одного визирующего влияют на решения другого — последовательный порядок. Это уменьшает количество итераций и ускоряет утверждение документов на 20–40%.

Возможность возврата на доработку

Любой документ может потребовать изменений. Чатбот включает в маршрут шаг для возврата на доработку:

• После получения замечаний инициатор получает уведомление.
• Доработанный документ автоматически возвращается к тем же участникам.

Так вы избегаете ситуации, когда согласование начинается с нуля. Это снижает количество «зависших» документов и упрощает контроль сроков.

Стандартная структура документа

ИИ формирует шаблоны, соответствующие корпоративным стандартам. В каждом листе согласования будут:

• Поля для ФИО, должности и подписи.
• Даты согласования.
• Пояснения к изменениям.
• Ссылки на регламенты или инструкции.

Стандартизация уменьшает ошибки на 50% и облегчает архивирование. Коллеги из других отделов сразу поймут, как работать с вашим документом.

Практические рекомендации

1. Начните с простых документов: используйте чатбот для регламентов, инструкций или служебных записок.
2. Обновляйте шаблоны: если в компании меняются правила согласования, уточните у ИИ, как адаптировать маршрут.
3. Обучите команду: покажите коллегам, как вводить данные в чатбот, чтобы избежать дублирования усилий.
4. Запросите индивидуального ассистента: ИИ-помощника можно настроить под вашу систему документооборота — он будет работать в Telegram или на сайте.
5. Проверьте эффективность: попросите ИИ рассчитать, сколько времени вы экономите на согласовании документов.
6. Свяжитесь с нами для аудита: специалисты itinai.ru помогут автоматизировать процессы в вашей компании. Уточните, сколько вы готовы инвестировать в ИИ-трансформацию — это поможет подобрать оптимальное решение.

Не бойтесь экспериментировать. Чатбот — это не «черный ящик», а ваш партнер в борьбе с рутиной. Введите первое сообщение, и он уже начнет помогать.